Sistema personalizado de organización para la vida cotidiana

Este concepto surgió a partir de una investigación 1 que realicé durante mis estudios de Maestría en Diseño de Información en la Universidad de las Américas Puebla, la cual consistía en explorar a través de técnicas cualitativas las estrategias de organización de mujeres mexicanas en la vida cotidiana. Enfocándose en las herramientas o artefactos con los que interactuan diariamente, específicamente agendas personales y con el propósito de encontrar una solución práctica para el diseño de una herramientas de organización en el hogar.

De esta investigación se destacan los siguientes puntos:

1. La mayoría de los productos para organizar el tiempo tanto digitales como análogos, se enfocan principalmente a usuarios que trabajan en una oficina o contexto laboral, y parten de una concepción del tiempo occidental se olvidan del contexto de la vida cotidiana.
2. Muchos de los sistemas existentes en el mercado requieren de un entrenamiento especial para aprender a manejarlos.
3. En México existe una creciente tendencia de incorporación de la mujer al ámbito laboral ademas de continuar atendiendo sus hogares.
4. Las mujeres crean modelos flexibles de organización para todas aquellas situaciones que requieren un compromiso que completar a partir de un proceso de planeación natural y fácil de implementar.
5. Dependiendo de la edad o etapa de la vida en que se encuentra la mujer esta tiende a usar herramientas digitales (computadora, celular, "pda" (personal device assistance) asistentes personales digitales) o análogas (agendas personales, libretas, listas) para resolver cuestiones de productividad y manejo de tiempo.
6. Aquellas mujeres que trabajan y tienen una familia, son vulnerables en cuanto a llevar una herramienta de organización de tiempo puesto que realizan, actividades segmentadas y que requieren "multiplicidad de tareas" variando de contexto constantemente.
7. Ninguna mujer del estudio estuvo 100% conforme con su herramienta de organización (ya sea en sistema digital o análogo) y todas las modifican de alguna u otra manera.
8. Por otro lado aquellos sistemas relacionados con las agendas personales para mujeres se enfocan mas a la forma y estructura del producto, (formato, colores, tipografía etc) características que sólo lo hacen que parezca femenino) y no proponen cambios innovadores que demuestren un entendimiento de las necesidades reales de uso y necesidades.
9. La cultura mexicana maneja un concepto del tiempo diferente con respecto a otras culturas como la norteamericana o europea, que aunque se ha adaptado ha esta en ciertos contextos como lo es el laboral, en cuestiones de vida cotidiana se sigue teniendo una visión Poli-crónica.

El Concepto innovador
El resultado de mis observaciones, junto con mi experiencia personal, determinaron el desarrollo de un concepto nuevo en sistemas de organización que se adapte a las necesidades reales de las personas, requiera un mínimo de aprendizaje, sea sencillo y flexible y que funcione tanto para las tecnologías digitales como análogas.
Basándome en el modelo que propone David Allen en su libro "Getting things done" este sistema se caracteriza por:

• La tendencia de segmentación de actividades de la mujer en la vida cotidiana
• La organización y clasificación de tareas de acuerdo con contexto en donde se realizan
• La idea de liberar el stress de la mente de los usuarios

Mi propuesta sería entonces, un sitio en Internet donde desde el inicio se le presente al usuario un perfil que lo identifique en cuanto su manera de organizar su tiempo, más tarde se le presentan los principios y ventajas del sistema y por último la posibilidad de elegir las piezas que necesitan así como la posibilidad de personalizar cada una.
Por ejemplo si el usuario decide utilizar una agenda personal o calendario se le presenta una serie de opciones en cuanto a estructura (tamaño, materiales, portada, secciones) con algunos elementos adicionales como (postits, etiquetas) ellos pueden introducir cierta información relevante de antemano (teléfonos, cumpleaños, eventos) y elegir tipos de información que crean interesante (festividades en cuanto religión, nacionalidad, interés) para después obtener:

A) un producto encuadernado de forma tradicional pero conformado a sus preferencias.
B) software complementario a su "pda" o "computadora"

La idea es que este sistema les permita ser creativos y adecuarlo a sus necesidades, y que una vez introducidos ciertos datos, la posibilidad de agregar o realizar cambios no signifique empezar desde cero, si quieren adquirir una nueva pieza.
Finalmente, el propósito principal de este este concepto consiste en NO esperar que la gente se "adpate" a la herramienta, sino que esta se adapte a la necesidades de las personas. Así pienso que la propuesta final debe de ir cambiando conforme vayan siendo las necesidades de los usuarios.

1 Se puede obtener este reporte en idioma ingles en el siguiente sitio: www.8oriente.com/women_strat/Women_OS3.pdf

nor_latino

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Abstract

Abstract

El propósito de este proyecto es estudiar por medio de técnicas cualitativas, las soluciones o estrategias de organización (métodos informales) que ciertas mujeres mexicanas -en particular madres trabajadoras- utilizan para coordinar actividades de la vida cotidiana, la familia y el trabajo. Así como las herramientas o artefactos con los que interactúan diariamente, con el propósito de encontrar factores comunes que ayuden en la realización de un producto o solución práctica para el diseño de herramientas de organización en el hogar.

This project is a study using qualitative techniques to find out how woman, specially working mothers create their own strategies or organizational tools in other to coordinate family, work and everyday life activities. It also involves an examination of how they use these tools or some other artifacts in everyday life, with the purpose to find a common ground to design a product or solution of an organizational tool for the home.

Protocolo de Investigación

Contexto
En nuestra sociedad se asume que toda mujer en cierta etapa de su vida y en especial cuando tiene hijos cumple con una faceta “natural” en donde queda implícito el papel que debe cumplir como coordinadora de las actividades en el núcleo familiar. Este papel, la vuelve organizadora de varias actividades que van, desde los quehaceres domésticos, el mantenimiento de la vida social familiar (eventos, educación, amigos), el cuidado de los niños, la salud familiar, las finanzas y compras por mencionar algunas. El realizar este “trabajo” requiere de una constante interacción entre “mundos” distintos y una constante interrupción de actividades durante el día, esto se complica aún más cuando la mujer trata de cumplir con este “papel” y además hacer trabajo profesional o combinar estas actividades tomando en cuenta la realización personal de cada mujer. El propósito de este trabajo es realizar un estudio de las tácticas o estrategias de organización que ciertas mujeres utilizan para lograr el balance de estas actividades de la vida cotidiana y detectar ciertos patrones que pudieran servir en la realización de un producto o sistema de ayuda para organización en el hogar.

Hipótesis
Si observo las diferentes maneras y herramientas que utilizan cierto grupo de mujeres mexicanas para organizar su vida cotidiana, podré detectar patrones comunes y transformarlos a una idea de producto o servicio relacionada con el diseño de información.

Objetivo general
Observar y detectar patrones comunes en las estrategias empíricas organizacionales, de 5 mujeres mexicanas en la vida diaria, así como la relación de uso que le dan a ciertos artefactos tecnológicos en ciertos espacios.
Me interesa saber ¿Cómo perciben el tiempo?, ¿cómo utilizan las herramientas o artefactos tecnológicos? y ¿cómo se sienten? mientras tratan de cumplir con las exigencias de la vida cotidiana.

Objetivo particular
Dentro de los objetivos particulares está el análisis de un proceso de diseño abierto a la innovación para proponer una solución practica en cuanto a diseño de información. Es también una oportunidad para probar las herramientas etnográficas en la solución de problemas de diseño.

Limites y alcances
Debido a que este estudio pretende analizar los comportamientos y pensamientos así como relaciones entre personas, objetos y espacios de las mujeres en la vida diaria, durante un periodo relativamente corto (meses); Se propone un acercamiento por medio de metodologías cualitativa. Por otro lado esta la limitante de la elección de los participantes ya que el necesitar gente que se relaciona con la tecnología de alguna manera me está delimitando el estrato social y cultural de los participantes. Aunque dependería de delimitar la descripción de tecnología, pues prácticamente en nuestra era moderna es difícil tener un aislamiento completo de la tecnología aun en algunas comunidades rurales.


Estrategia de Investigación y Metodología
La metodología utilizada es de carácter cualitativo. Específicamente la observación etnográfica a 5 mujeres mexicanas de diferentes edades, clases sociales y lugares. se trata de sacar conclusiones comunes a partir de las particularidades de un grupo, con un enfoque a madres de 30 a 40 años.
Hacer etnografía es compaginar y compartir espacios, razonamientos, percepciones gustos y sentidos

El criterio de elección de los participantes se basó en que fueran mujeres mexicanas representantes de ciertas edades (joven 20-30), (madres 30-40) mas participantes, madura(40-50). Diferentes contextos sociales, pero con cierto acercamiento a la tecnología. Otro parámetro que ayudó en la elección de los participantes es que se tuviera por lo menos un primer nivel de confianza establecido (familiares de conocidos o amigos, vecinas) ya que el trabajo de campo etnográfico se funda en la posibilidad de conocer menos extensión, pero mucho mas profundidad: de ahí que sea altamente necesario el previo conocimiento de los grupos familiares con los que se trabaja

Técnicas de investigación
En este estudio etnográfico se proponen ciertas técnicas de observación que nos brindarán la posibilidad de obtener datos de diversas formas y niveles, principalmente se pretende utilizar La observación directa, y observación participante a través de una entrevista abierta, donde el investigador visita al hogar de la participante, a manera de “shadowing” o sombreado, esta ultima técnica se trata de seguir a la participante a través de una rutina de actividades, interrumpidas a veces por preguntas de el investigador. Se pretende registrar la información inmediata a través de fotografía, pequeños videos y grabaciones conforme se vaya dando el recorrido de la misma. Aún y manejando una entrevista abierta, el investigador cuenta con un protocolo de observación básico que presento a continuación:

Protocolo de observación etnográfica

1. ¿Cuál es tu rutina diaria, podrías describirla?
2. ¿Cuáles son tus responsabilidades en el hogar?
3. ¿Cómo le haces para organizarte en un día? Tienes alguna estrategia en especial?
4. ¿Cómo decides tus prioridades?
5. ¿ En que lugar realizas estas actividades? ¿Y cual es el lugar en donde mas pasas el tiempo?
6. ¿Quién te ayuda a realizar estas tareas?
7. ¿Qué es lo que consideras necesario para salir de tu casa?
8. ¿Tienes bolsa, me podrías dar un tour de la misma?
9. ¿Cómo te imaginabas tu vida de pequeña?
10. ¿Cómo te ves actualmente? Y cuales son los planes a futuro
11. ¿Cómo te sientes al realizar todas tus labores?
12. Te voy a dar un pequeño cuaderno es una especie de diario donde vas a apuntar las actividades que realizas en un día.

Como complemento a la observación y debido a que es prácticamente imposible seguir a una persona durante todo el día, (cosa que sería ideal para este proyecto), hice un instrumento de registro un documento llamado “Diario del día” donde se le pide a la participante anotar las actividades, relaciones de tiempo y espacios, así como sentimientos que tuvo en un periodo entre 5 de la mañana a 12 de la noche de un mismo día, además, se les pidió que marcaran por medio de pequeñas calcomanías las interrupciones en las actividades o salidas del hogar. Con esto espero llevar un mejor control de las actividades que realizan durante un día en particular, y de alguna manera sirve para expresar y relacionar los sentimientos que tuvieron en un momento dado o al realizar cierta actividad. Esta herramienta de observación facilita la comunicación de actividades de el día y crea cierta conciencia en cada una de las participantes. Para recoger la libreta se le pide a la participante nos explique la manera en que interactuó con ella como se sintió manejándola, esta visita se toma como una experiencia mas para detectar cualquier otra información relevante al proyecto.

Otras herramientas de investigación en las que me pienso basar son el “Diario de campo” que es la manera común como investigadores etnográficos llevan el registros de cada sesión de observación. Se trata de vaciar en una libreta al final de cada observación (escritos, notas, grabaciones, fotografías, videos etc.) con el objetivo de obtener una mejor ordenación y clasificación de el material. Además, en ella se registra impresiones y reflexiones subjetivas (sentimientos, ideas sobre posibles productos, asociaciones) con referencia al propio trabajo de observación.

Por último pretendo registrar la información de cada participante en una especie de “Ficha de descripción etnográfica”, en donde se delimita ciertos elementos relevantes para la observación. Haciendo mas fácil su acceso y manejo posterior.

Análisis
Para el análisis de estos datos recurriré a la descripción de los 5 diferentes casos de estudio, describiendo las actividades comunes, los patrones de estrategias detectados, el uso o no uso de ciertos artefactos de tecnología, así como la relación que guarda cada uno con el espacio cotidiano. También se pretende dar un análisis funcional de las estrategias empíricas organizacionales que haya encontrado, aun y cuando estas sean puramente cognitivas. Con esta información se crearán modelos visuales que me permitirán hacer inteligible la información compleja para una comprensión tanto cualitativa como cuantitativa de cada caso y así poder detectar el problema para la innovación de una herramienta organizacional.

Proceso de Diseño

Con el diagrama que muestro a continuación, pretendo explicar cual va a ser mi proceso de diseño.

Scoping esta etapa se define como la consideración de todos los factores relevantes para la realización de mi propuesta de diseño. El proceso de investigación y análisis de observación de cada participante forma parte de esta etapa al igual que Investigación secundaría que encuentre al respecto de el tema. Como mi diseño va enfocado hacia mujeres mexicanas, algunos estudios que se hayan realizado así como datos estadísticos se tendrán que traducir a valores sociales y cultura de este país. Ya que es la etapa de investigación etnográfica, aquí va incluido lo que quiero encontrar específicamente relacionado con las estrategias empíricas de mujeres para organizar su vida diaria y la relación con artefactos tecnológicos para el mismo objetivo. Es por eso que realicé un protocolo de observación, donde les pido que realicen ciertas actividades como lo sería el “diario del día”. Esta etapa culmina con un reporte de la investigación una síntesis de los valores relevantes a la investigación.

Benchmarking Debido a que mi producto todavía no esta diseñado en esta etapa, se tiene que adaptar mas bien a estudiar la relación de el usuario con la tecnología que a sido creada para resolver este problema, (listas, libretas, agendas electrónicas, calendarios, celulares (cualquier artefacto que se haya destacado en la investigación etc.) y de alguna manera realizar un “examen de diagnóstico donde le pido a la gente que use los artefactos que utiliza para organizar sus actividades diarias, tomando en cuenta ventajas y desventajas y problemas que se encuentra con cada uno de los mismos (analizar si interpretan propiamente la información para su uso) (síntomas, patología diagnóstico). Esta etapa se puede desarrollar un bosquejo de “requisitos de rendimiento” del producto, de cómo queremos que la gente use este objeto y cuales son las limitaciones generales, así como las ventajas y desventajas que apuntan hacia un diseño en especifico

Diseño En base al análisis de información crear una solución viable ya sea que resuelva una parte o toda del problema detectado en la investigación. También involucra el definir o afinar el “requisito de rendimiento o ejecución” del producto y crear un prototipo. (calendario, agenda, organizador electrónico o medio-electrónico para el hogar?)

Testing / Prueba Esta etapa es de prueba para el prototipo de diseño en base a el “requisito de rendimiento” establecido.

Refinamiento Después de analizar los requisitos de el rendimiento de el prototipo se ajustan cambios en base a los resultados. Estas dos etapas se pueden repetir en ciclos hasta que logremos un prototipo deseable en cuanto a las expectativas definidas al principio.

Implementación Aunque esta etapa en mi caso particular es difícil de aplicar ya que como no tengo un cliente en particular, es difícil en cuanto a producir el producto para su comercialización, pero no descarto la idea de ofrecerlo como opción a ciertas compañías interesadas en caso de que el resultado sea viable.

Monitoring Esta última etapa se trata de analizar los efectos que el producto tuvo para con los usuarios y si de alguna manera repercute en otros aspectos como medio ambiente y cultura. Es una etapa que de realizarlas seria muy útil para la reflexión de el diseño en la sociedad, pero muchas veces no se lleva a cabo por cuestiones de costos y políticas en compañías. En mi caso particular, creo que si podría dar seguimiento a si el producto creado se utiliza o no por los participantes.

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mi diagrama de proceso

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